 |
[ Espace professionnel [ Outils de référence [ Outils Info-Muse [ Capsules documentaires [ La documentation des ensembles |
|
|
 |
Capsule documentaire no 6 |
La documentation des ensembles peut sembler complexe. Les questions auxquelles nous faisons face sont souvent les mêmes : Qu'est-ce qu'on considère comme un ensemble ? Comment numéroter les objets dans un ensemble ? Devons-nous faire une seule fiche pour l'ensemble ou bien des fiches de documentation séparées pour chaque objet dans l'ensemble ? Comment enregistrer les noms d'ensembles ? L'objectif de cette capsule est de présenter les règles de base pour la documentation des ensembles.
Dans tous les cas, les procédures de catalogage doivent s'appuyer sur les règles suivantes :
1. La définition d'un ensemble
Un ensemble regroupe des objets complets et peut être identifié par un nom significatif dont l'usage est répandu.
EXEMPLES :
2. La numérotation des objets qui font partie d'un ensemble
La façon d'attribuer les numéros aux objets peut varier d'une institution à l'autre; les explications et les exemples présentés ici réfèrent au système de numérotation le plus utilisé, où la cote est composée de groupes de chiffres séparés les uns des autres par des points. S'il ne correspond pas au système de numérotation utilisé dans votre institution, il suffit de transposer les normes énoncées à votre réalité.
Lorsqu'un objet fait partie d'un ensemble, le numéro d'accession comporte trois types de renseignements indiquant :
1- l'année où l'objet a été acquis par votre institution;
2- le numéro de l'ensemble;
3- le numéro d'unité.
EXEMPLE :
Une coutellerie est composée de douze objets,
soit quatre couteaux, quatre fourchettes et quatre cuillères. Cette acquisition
est la sixième de l'année
2001. Le numéro d'accession
de la coutellerie sera 2001.6.1-12.
Les numéros d'accession se détailleront ainsi :
coutellerie 2001.6.1-12
| 4 couteaux | 2001.6.1 ; 2001.6.2 ; 2001.6.3 ; 2001.6.4 |
| 4 fourchettes | 2001.6.5 ; 2001.6.6 ; 2001.6.7 ; 2001.6.8 |
| 4 cuillères | 2001.6.9 ; 2001.6.10 ; 2001.6.11 ; 2001.6.12 |
Attention ! Il est possible qu'un objet faisant partie de l'ensemble soit lui-même constitué de parties composantes. Son numéro d'accession comprend alors un quatrième type de renseignement, soit le nombre de parties composantes.
EXEMPLE :
Un service à thé est composé de trois
objets, soit une théière, un sucrier et un pot
à lait. Cette acquisition est la deuxième
de l'année 2000. Le numéro
d'accession du service à thé sera 2000.2.1-3.
Les numéros d'accession se détailleront ainsi :
service à thé 2000.2.1-3
| théière | 2000.2.1.1-2 ( théière : 2000.2.1.1 ; couvercle : 2000.2.1.2 ) |
| sucrier | 2000.2.2.1-2 ( sucrier : 2000.2.2.1 ; couvercle : 2000.2.2.2 ) |
| pot à lait | 2000.2.3 |
3. La création des fiches pour documenter les ensembles
3.1 Création d'une fiche par objet ou d'une fiche regroupant les objets semblables
De façon générale, la documentation des collections repose sur le principe qu'il faut créer une fiche de documentation par objet (voir l'exemple 1). En effet, les informations ne sont pas toujours identiques d'un objet à l'autre ; les dimensions peuvent varier, de même que les inscriptions, la localisation, les activités liées à chacun des objets ou leur état de conservation.
Cependant, lorsque les informations sont identiques ou très semblables pour certains objets dans l'ensemble, il est possible de les regrouper et de les enregistrer sur une même fiche de documentation en inscrivant un intervalle dans la zone Numéro d'accession (voir l'exemple 2).
Que vous fassiez une fiche par objet ou par regroupement d'objets semblables, il importe de lier les différents objets à l'ensemble. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la zone Objets associés. Cette zone contient des renseignements sur les liens existant entre les objets et sert, entre autres, à indiquer l'appartenance d'un objet à un ensemble. Il suffit d'y inscrire le numéro d'accession du premier et du dernier objet de l'ensemble. Toutefois, si le logiciel utilisé offre une fonctionnalité intégrée de liens entre les fiches, l'utilisation de la zone Objets associés n'est pas nécessaire.
EXEMPLE 1 :
Une fiche par objet
Reprenons l'exemple de la coutellerie. La fiche de documentation d'un couteau
de cet ensemble se lirait ainsi :
| Numéro d'accession | 2001.6.1 |
| Nom de l'objet | couteau |
| Nombre d'objets | 1 |
| Objets associés | 2001.6.1 à 2001.6.12 |
EXEMPLE 2:
Une fiche regroupant les objets semblables
La fiche de documentation des quatre couteaux de cet ensemble se lirait ainsi
:
| Numéro d'accession | 2001.6.1-4 |
| Nom de l'objet | couteau |
| Nombre d'objets | 4 |
| Objets associés | 2001.6.1 à 2001.6.12 |
3.2 Création d'une fiche pour l'ensemble
Lorsqu'un ensemble d'objets porte un nom significatif, il peut être utile d'avoir accès à ce nom dans le cadre de votre gestion quotidienne ou pour des fins de recherche. Dans ce cas seulement, il faut créer une fiche supplémentaire qui permet de consigner le nom de l'ensemble. Habituellement, l'information consignée dans cette fiche est réduite et se résume aux blocs Identification, Description physique et Origine, puisque l'information détaillée sera plutôt consignée dans les fiches individuelles des objets. Toutefois, si votre logiciel offre la fonctionnalité de lien entre les objets, vous devez l'utiliser pour identifier l'ensemble dont les objets font partie ; il est alors inutile de créer une fiche supplémentaire pour l'ensemble.
Attention ! Lors de la création de la fiche supplémentaire pour l'ensemble, vous devez inscrire « 0 » dans la zone Nombre d'objets afin de ne pas fausser l'inventaire. Ce sont les objets qui composent l'ensemble qui sont comptabilisés dans votre inventaire et non le nom d'ensemble. De plus, il ne faut rien inscrire dans les zones Nombre de parties composantes et Nom des parties composantes, puisque l'ensemble est composé d'objets complets. Dans le cas où les objets de l'ensemble sont eux-mêmes composés d'éléments, il faut alors ajouter ces informations dans les fiches individuelles.
EXEMPLE :
Reprenons l'exemple du service à thé, dont le numéro d'accession
est 2000.2.1-3.
Le nombre de fiches à créer pour documenter cet ensemble peut
être de quatre, puisque l'ensemble a un nom spécifique qui peut
être utile à la recherche :
| Fiche 1 | |
| Numéro d'accession | 2000.2.1-3 |
| Nom de l'objet | service à thé |
| Nombre d'objets | 0 |
| Nombre de parties composantes | |
| Nom des parties composantes | |
| Objets associés | 2000.2.1.1-2 à 2000.2.3 |
| Fiche 2 | |
| Numéro d'accession | 2000.2.1.1-2 |
| Nom de l'objet | théière |
| Nombre d'objets | 1 |
| Nombre de parties composantes | 2 |
| Nom des parties composantes | théière; couvercle |
| Objets associés | 2000.2.1.1-2 à 2000.2.3 |
| Fiche 3 | |
| Numéro d'accession | 2000.2.2.1-2 |
| Nom de l'objet | sucrier |
| Nombre d'objets | 1 |
| Nombre de parties composantes | 2 |
| Nom des parties composantes | sucrier; couvercle |
| Objets associés | 2000.2.1.1-2 à 2000.2.3 |
| Fiche 4 | |
| Numéro d'accession | 2000.2.3 |
| Nom de l'objet | pot à lait |
| Nombre d'objets | 1 |
| Nombre de parties composantes | |
| Nom des parties composantes | |
| Objets associés | 2000.2.1.1-2 à 2000.2.3 |
En fin de compte, la documentation des objets faisant partie d'un ensemble ne
déroge pas des grands principes de base de la documentation. Seuls les
ensembles pouvant être identifiés par un nom d'ensemble précis
et significatif, donc utile à la recherche, peuvent faire l'objet d'une
fiche de documentation supplémentaire.
Pour de plus amples informations sur l'utilisation des zones Numéro d'accession, Nom de l'objet, Nombre d'objets, Nombre de parties composantes, Nom des parties composantes et Objets associés, consultez l'ouvrage Comment documenter vos collections ? Le Guide de documentation du Réseau Info-Muse, 2e éd. 2000.
Cliquez ici pour consulter la fiche de cette publication.
Réseau Info-Muse de la Société des
musées québécois,
Janvier 2003
      |
 |
 |
Société des musées québécois | www.smq.qc.ca | Dernière mise à jour : le 4 septembre 2012 |
