Comment documenter vos collections ?
Le guide de documentation du Réseau Info-Muse

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Le guide de documentation

Lancée en 1992 par la SMQ, plusieurs fois mise à jour et rééditée, cette publication est devenue pour la majorité des intervenants québécois une référence prioritaire quant à la documentation des collections. Ce guide propose un système documentaire adapté à différents types de collections. Il permet de sélectionner les informations à recueillir et fournit des règles précises quant à la façon d'organiser et de consigner l'information. Il s'emploie avec n'importe quel logiciel de gestion de collections, exigeant au besoin une équivalence entre les zones et une adaptation des règles d'inscription aux fonctionnalités propres du logiciel. Par exemple, l'usage du point-virgule pour séparer les entrées multiples peut être inutile dans un logiciel relationnel. De même, la virgule devient obsolète pour séparer un terme générique d'un terme spécifique dans un logiciel permettant d'établir une hiérarchie automatique entre les zones. Il convient donc de se renseigner auprès de son fournisseur et d'adapter le système documentaire Info-Muse en fonction des capacités techniques de l'outil informatique utilisé. Les usagers du Réseau Info-Muse peuvent se renseigner auprès de la SMQ pour s'assurer de la capacité de transfert de données dans la base de données Info-Muse.

L'utilisation du guide suppose une planification préalable du projet à réaliser afin de déterminer :

• les objectifs du projet de documentation;
• les outils nécessaires tels que l'équipement, le matériel et le logiciel;
• les ressources humaines et financières requises;
• la démarche documentaire choisie¹.

Découper l'information, puis l'organiser

Le système documentaire du Réseau Info-Muse propose un découpage et une organisation de l'information s'appuyant sur le type de collection à documenter, sur le type de renseignements à consigner par blocs de zones, puis il propose une structure fragmentée de l'information dans les plus petites unités significatives que sont les zones.

Le guide permet de documenter cinq types de collections :

• les collections d'ethnologie et d'histoire;
• les collections de beaux-arts et d'arts décoratifs;
• les collections de sciences et de technologies;
• les collections d'archéologie, données sur l'objet et données sur le site;
• les collections de sciences naturelles.

À l'intérieur de chaque collection, les zones sont présentées par blocs de zones. Ces derniers regroupent plusieurs zones contenant le même type d'information. Ces zones sont en étroite relation et se complètent les unes les autres. Dans bien des cas, elles doivent être utilisées conjointement. Les premiers blocs sont liés à l'objet : on l'identifie (Identification, Taxinomie); on le décrit (Dimensions, Description physique, Spécimen/description); on le localise dans l'espace et dans le temps (Origine, Site/Habitat/Origine, Datation, Localisation). Les derniers blocs renvoient à des informations liées à la source (Source) et à la cueillette d'information (Catalogage).

Il faut noter que le système documentaire du Réseau Info-Muse impose l'utilisation de zones obligatoires. L'utilisation exclusive des zones obligatoires pour la réalisation d'un projet de documentation, qu'il soit automatisé ou non, permet de récolter rapidement un minimum d'information de base sur les objets. Cet inventaire sommaire mais complet assure une meilleure gestion des collections, en plus de constituer un noyau sur lequel viendront se greffer les autres informations sur les objets.

Vous reconnaîtrez les zones obligatoires par le pictogramme du maillet.

La présentation des zones proposées pour chaque type de collection renvoie aux trois premières sections du guide :

	La première section contient la description des zones à utiliser pour documenter les collections d'ethnologie et d'histoire, de beaux-arts et d'arts décoratifs, de sciences et de technologies.
	La deuxième section contient la description des zones à utiliser pour documenter les collections d'archéologie. On y présente d'abord les zones servant à consigner les données sur les objets, puis les zones destinées à consigner les données sur les sites archéologiques.
	La troisième section contient la description des zones pour documenter les collections de sciences naturelles.

Chacune de ces sections est suivie d'index. Pour la première section, des fiches exemples ont été développées, en collaboration avec des institutions muséales membres du Réseau Info-Muse, à partir d'informations d'objets et d'oeuvres d'art de la base de données Info-Muse. Ces fiches servent d'exemples de pratiques documentaires exemplaires.

Classifier les objets

Un système de classification consiste en une présentation hiérarchique de l'information qui vise à faciliter l'accès à celle-ci. Il permet de créer des liens logiques entre les objets, de déterminer les ressemblances et les différences, les regroupements et les oppositions à l'intérieur même d'une collection. Il permet aussi de porter un regard unique sur la collection, de mieux comprendre le contenu et de réfléchir sur les axes de collectionnement, sur les avenues de recherche et sur les moyens de diffusion à privilégier. L'utilisation d'un même système de classification pour l'ensemble des collections assure la cohérence et l'homogénéité de l'information sur vos collections.

Pour les collections de sciences naturelles, la taxinomie latine fournit déjà une méthode scientifique universelle de classification des spécimens. Il n'en va pas de même en sciences humaines. C'est pourquoi le Réseau Info-Muse a élaboré deux systèmes de classification. Le premier a été mis au point pour les musées d'ethnologie, d'histoire et d'archéologie historique. Le deuxième système de classification s'applique aux musées de beaux-arts et d'arts décoratifs.

	La quatrième section du guide présente le système de classification Info-Muse pour les musées d'ethnologie, d'histoire et d'archéologie historique.
	La cinquième section présente le système de classification Info-Muse pour les musées de beaux-arts et d'arts décoratifs.

Dans ces deux sections, des listes de termes sont proposées pour les catégories et les sous-catégories, suivies d'une définition pour chacun des termes.

Mesurer les objets

Lorsqu'un projet de documentation comprend la prise de mesures des objets, il faut s'assurer de procéder à un relevé systématique des dimensions. Selon la nature des collections, certains objets peuvent poser un défi face à la prise de dimensions. Il faut donc consulter les définitions et les règles prescrites dans chacune des zones relatives aux dimensions.

La sixième section du guide, intitulée « Comment mesurer les objets », contient des renseignements et des illustrations destinés à normaliser la façon de prendre les dimensions de différents types d'objets.

Normaliser l'information

Un grand principe de fonctionnement du système documentaire Info-Muse repose sur la normalisation de l'information, c'est-à-dire sur l'adoption d'un langage et de procédures uniformisés et homogènes². Les normes documentaires servent à structurer l'information de manière cohérente pour qu'elle puisse être lue, triée et indexée facilement, et ce, peu importe le système informatique utilisé. Il existe principalement deux types de normalisation : la normalisation terminologique et la normalisation syntaxique.

La normalisation terminologique consiste à choisir les termes qui seront utilisés pour décrire de façon uniforme et systématique les objets ou les activités. Elle s'effectue à l'aide de différents outils tels que :

• les dictionnaires d'usage courant et les dictionnaires spécialisés;
• les lexiques et les glossaires;
• les thesaurus;
• les listes d'autorité.

Pour certaines zones d'information, le guide de documentation suggère des listes d'autorité.

Vous les reconnaîtrez par le pictogramme du parchemin.

Il est également recommandé de consulter la bibliographie à la fin du guide ou les bibliographies sélectives préparées par l'équipe du Réseau Info-Muse pour obtenir des références utiles à cette fin.

La normalisation syntaxique consiste principalement à définir la structure générale de l'information, soit la manière dont l'information sera consignée dans les zones d'information, qu'elle se trouve sur des fiches manuscrites ou dans une base de données. À ce titre, le système documentaire Info-Muse propose un certain nombre de conventions.

Les conventions

Les conventions suivantes sont utilisées dans l'ensemble du guide et se présentent sous forme de règles d'inscription. Les exceptions sont clairement signalées dans le guide.

• Il ne faut pas utiliser d'abréviations pour documenter les collections. L'usage des abréviations est contraire au principe du Réseau selon lequel le processus de documentation vise à rendre l'information facilement accessible à tous.
• Il faut respecter l'orthographe française des noms propres et des noms communs.
• Pour faciliter les opérations de recherche dans le système informatique, il faut utiliser la forme masculine des mots.
• Il faut mettre les accents sur les minuscules et les majuscules.
• Il faut préférablement se servir des lettres minuscules. Les lettres majuscules s'utilisent uniquement lorsque l'orthographe l'exige.
• L'usage du singulier est privilégié. Le pluriel s'utilise seulement lorsque le terme est habituellement employé au pluriel.
• La ponctuation est utilisée selon les règles de la grammaire française.
• Si aucune recherche n'a été effectuée pour trouver l'information désirée, la zone doit demeurer vide. Si des recherches ont été effectuées pour trouver l'information et que celles-ci ont été infructueuses, il faut alors inscrire le terme « inconnu ». Si un léger doute subsiste quant à l'exactitude de l'information, il faut la consigner dans la zone en la faisant suivre d'un point d'interrogation.
• Les zones de dates sont très sélectives. La forme recommandée AAAA-MM-JJ repose sur la norme internationale d'écriture numérique des dates.