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Réflexions et analyses |
En 1995, la Société des musées québécois (SMQ) déposait un projet auprès du Fonds de l'autoroute de l'information (FAI) du gouvernement du Québec. La SMQ souhaitait aider les institutions muséales à accéder à l'inforoute en leur donnant accès à Internet et en leur permettant de se joindre au Réseau Info-Muse (RIM). Les objectifs étaient de favoriser l'autonomie des musées en offrant des services et des outils pour automatiser la gestion de leurs collections, de brancher ces institutions à Internet, de les former à l'utilisation de l'inforoute et de promouvoir le respect de normes communes de documentation des collections grâce au système documentaire du Réseau.
Le projet visait également à augmenter les échanges entre les centres urbains et les régions par la familiarisation avec l'utilisation d'Internet. Il fallait aussi aider les musées à moderniser les modes de gestion et de diffusion de l'information par un programme d'achat de logiciels de gestion de collections et par l'alimentation de la base de données Info-Muse. L'augmentation du contenu francophone sur l'autoroute de l'information et un meilleur accès aux informations sur les collections muséales québécoises étaient aussi au cœur des préoccupations de la SMQ.
Il faut rappeler que le Réseau Info-Muse a été créé en 1991. Il comptait, en 1995, 15 usagers, la base de données Info-Muse regroupait environ 30 500 enregistrements et deux guides avaient été préparés : Comment documenter vos collections ? Le guide de documentation du Réseau Info-Muse et Comment gérer vos collections ? Le guide de gestion du Réseau Info-Muse. Aujourd'hui, les 119 usagers du RIM sont branchés à Internet et ils donnent accès, ou sont en voie de le faire, aux informations sur leurs collections par le biais de la base de données Info-Muse, qui regroupe plus de 400 000 enregistrements. Deux nouveaux guides se sont ajoutés aux deux déjà existants : Comment numériser vos collections ? Le guide de planification du Réseau Info-Muse et Comment informatiser vos collections ? Le guide de planification du Réseau Info-Muse.
L'équipe du Réseau Info-Muse est heureuse de vous faire part des principales réalisations liées à ce projet. Mentionnons qu'à chaque rencontre annuelle du Réseau Info-Muse la firme Locus, Loisir et Culture, dans le contexte d'une démarche d'évaluation que nous lui avions confiée, a demandé aux usagers de lui transmettre une appréciation des services et outils du Réseau. La plupart des données qualitatives et quantitatives qui suivent sont tirées du rapport final de Locus, Loisir et Culture.
Un des buts du projet était d'accélérer l'accès des institutions muséales québécoises au Réseau Info-Muse. L'objectif de départ était de 114 usagers, le Réseau Info-Muse en compte aujourd'hui 119.
Les usagers du Réseau regroupent la très grande majorité des musées et des centres d'exposition accrédités du Québec. Le nombre d'usagers a une incidence certaine sur le rayonnement du Réseau Info-Muse. Non seulement ce dernier est devenu un chef de file en matière de documentation et de gestion informatisée des collections, mais il est également reconnu comme point de référence important et comme lieu d'échange en matière de gestion automatisée des collections.
Les institutions membres du Réseau Info-Muse proviennent de toutes les régions, des centres urbains ou ruraux, et sont représentatives de la communauté muséale québécoise. Quel que soit le champ de spécialisation, le volume de la collection ou le nombre d'employés, toutes ont un accès Internet, et celles qui ont des collections les rendent accessibles en français sur l'inforoute ou sont en mesure de le faire. On peut donc parler aujourd'hui d'un véritable RÉSEAU sur les collections muséales du Québec.
La modernisation des modes de gestion passe inévitablement par l'utilisation d'un logiciel de gestion de collections. Les données suivantes illustrent clairement la réalisation de cet objectif. En effet, à la fin du projet, tous les usagers contributifs [1] (102) du Réseau Info-Muse possédaient un logiciel de gestion de collections et 88 % d'entre eux se sont prévalus d'une aide financière offerte dans le contexte du projet d'acquisition d'un logiciel de gestion de collections. À ce titre, il est donc évident que le projet a répondu à un réel besoin des institutions muséales québécoises.
Un des acquis importants du projet est sans contredit la familiarisation avec l'inforoute et ses utilisations. À cet effet, il faut souligner l'excellente collaboration du Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP), qui permet aux usagers contributifs du Réseau Info-Muse de bénéficier gratuitement d'un compte accès Internet. À cela, ajoutons les services de branchement et de formation in situ offerts dans le contexte du projet. Ces services, et plus particulièrement la formation personnalisée [2] offerte dans les institutions mêmes, ont grandement contribué à l'apprivoisement de l'utilisation de l'inforoute dans le quotidien des institutions muséales québécoises.
Par ailleurs, il est intéressant de constater comment l'utilisation spécifique des technologies de l'information et des communications (TIC) reliées à l'inforoute se modifie au fur et à mesure de l'appropriation de nouveaux outils. Le tableau ci-dessous présente, par ordre d'importance, les utilisations spécifiques d'Internet pour les années 1998 et 1997.
Au début du projet, 44 % des usagers du Réseau utilisaient le courrier électronique. La deuxième année, le taux d'utilisation passait à 84 %, et à 88 % la dernière année. Non seulement les institutions se servent du courrier électronique, mais la fréquence d'utilisation a augmenté considérablement au cours de la dernière année. Aujourd'hui, la grande majorité des usagers recourent au courrier électronique quotidiennement.
La consultation de la base de données Info-Muse a connu, elle aussi, une remontée très significative. À la dernière enquête menée auprès des usagers en 1998, 71 % ont dit consulter la base de données Info-Muse comparativement au tiers des usagers en début de projet. Fait significatif, le rythme de consultations mensuelles (57 %) a diminué au profit des consultations hebdomadaires. Les usagers du Réseau utilisent de plus en plus Internet pour consulter les bases de données et les catalogues en ligne d'autres institutions. Cette habitude de consultation met en relief la nécessité des bases de données comme outil initial de repérage d'objets. Allant dans ce sens, certains usagers ont signalé que l'accès aux données sur les collections par la base de données Info-Muse avait un effet sur la précision des demandes d'emprunt.
En 1996, 30 % des usagers ont répondu qu'ils consultaient d'autres sites Web. Dès la deuxième année du projet, ce taux a augmenté à 82 %, puis à 83 % la troisième année. Cette croissance rapide est significative du réflexe de consultation des sites Web dans le processus de recherche d'information des usagers. Toutefois, contrairement aux schémas précédents d'utilisation et de fréquence de consultation, on note que le profil des consultations est différent. Si, en 1997, l'utilisation et le rythme de consultation étaient assez équilibrés entre les institutions, en 1998, une nouvelle tendance se dessinait : les musées de petite taille consultaient moins les sites Web. Il semble que la surcharge de travail du personnel dans ces institutions ait un effet dissuasif sur la consultation soutenue du Web.
En somme, on peut affirmer que le projet a favorisé nettement l'accès des institutions à l'autoroute de l'information :
Le taux de pénétration de toutes les utilisations télématiques est à la hausse et à ce titre, l'évolution de la situation des institutions muséales est maintenant conforme à la situation prévalente dans les PME au Québec [...] L'intensité des utilisations s'est également accrue, ce qui démontre l'appropriation réelle des outils et des usages [3].
Le nombre d'usagers qui contribuent à la base de données Info-Muse représente 63 % des usagers contributifs du Réseau (août 1999). Plus du tiers des usagers n'ont pas encore commencé à verser des données. Tout porte à croire que la plupart des usagers contributifs auront versé des données dans la base de données Info-Muse d'ici la fin 1999.
En août 1999, 69 institutions contribuaient à la base de données Info-Muse, pour un total de plus de 400 000 enregistrements. Il s'agit d'une contribution notable à la présence du patrimoine québécois sur l'autoroute de l'information. L'ajout d'images dans la prochaine année ne fera que confirmer cette situation. Plus qu'une simple vitrine du patrimoine québécois, la base de données Info-Muse est désormais comprise comme le cœur d'un véritable inventaire national. On y trouve des collections scientifiques, archéologiques, ethnologiques, historiques, amérindiennes, religieuses, tout comme des collections de beaux-arts, d'art contemporain et d'arts décoratifs. Non seulement le nombre d'enregistrements et d'institutions a augmenté, mais les institutions ont bonifié le contenu des enregistrements soit par l'ajout d'information, soit par la qualité de la normalisation des données. La base de données Info-Muse est devenue un outil de repérage pour les musées.
Le respect des normes documentaires est primordial, car il favorise une meilleure utilisation de la base de données Info-Muse et facilite l'échange d'information entre les usagers. Afin d'aider les usagers dans leur démarche de normalisation de la documentation sur les collections et dans le souci du maintien de la qualité des informations contenues dans la base de données Info-Muse, nous procédons à une analyse documentaire par échantillonnage avant qu'un musée ne verse des données une première fois dans la base de données Info-Muse. De plus, une analyse documentaire annuelle est effectuée sur l'ensemble des données versées dans la base de données Info-Muse.
Par ailleurs, il est nécessaire de rappeler que l'équipe du Réseau Info-Muse offre de l'expertise-conseil en continu à tous les usagers en plus d'une série d'outils pratiques. Après une formation initiale en documentation automatisée des collections [4], le soutien aux usagers prend diverses formes. Que ce soit des conseils pour l'utilisation du système documentaire, des analyses de contenu, des publications, des suivis de projet d'aide à la planification d'un inventaire automatisé, l'approche se veut à la fois souple et encadrée. L'objectif final est de permettre aux usagers de prendre des décisions éclairées suivant leurs besoins respectifs. Les usagers apprécient d'ailleurs les services offerts :
L'unanimité est belle quant à la disponibilité et la compétence de l'équipe du R.I.M. En comparant les résultats globaux avec ceux de l'an passé, l'augmentation significative observée pour la mention « excellente » à chacune des deux dimensions, soit la disponibilité (+11 %) et la compétence (+17 %), traduit un témoignage justifié de reconnaissance de la constance des efforts de l'équipe [5].
Enfin, pour ce qui est de la présence de sites de musées sur le Web, rappelons qu'en 1996 on ne dénombrait que 5 sites Web de musées québécois, alors qu'aujourd'hui 66 usagers du RIM ont au moins une page d'accueil. Qui plus est, le résultat de la consultation des usagers de novembre 1998 mettait l'élaboration d'une page Web au premier rang des projets de développement reliés aux technologies de l'information. L'intention de se doter d'un tel outil de diffusion accuse une forte hausse d'année en année (8 % la première année, 24 % la deuxième année et 45 % la troisième année). D'après le rapport d'évaluation du projet, daté de janvier 1999, " l'adhésion au R.I.M. favoriserait la présence d'environ 40 nouveaux sites québécois sous peu [6]".
Au moment où a été déposée la demande du Fonds de l'autoroute de l'information, en mai 1995, nous pensions que l'aide financière pour l'acquisition du logiciel commercial de gestion de collections allait permettre aux musées d'allouer une plus grande part de leurs budgets d'exploitation à l'engagement de ressources humaines consacrées à l'automatisation des collections. Tel n'a pas été le cas pour plusieurs des usagers.
Nous avions sous-estimé les frais nécessaires à la mise à niveau de l'équipement informatique pouvant supporter de nouveaux logiciels demandant plus de mémoire et l'accès à Internet. L'aide reçue en 1996 et 1997 par les institutions accréditées, dans le contexte du Volet II « Soutien aux projets spéciaux du programme d'aide aux institutions du réseau muséal » du ministère de la Culture et des Communications du Québec, a permis aux institutions accréditées, du moins, de pallier en partie cette difficulté.
Cependant, le premier rapport de Locus, Loisir et Culture en septembre 1996 voit dans le manque de ressources humaines le principal facteur de progression aléatoire ou de stagnation des projets d'informatisation. Il faut comprendre que les musées procèdent par étapes à l'automatisation de leurs collections et acquièrent constamment de nouveaux objets. Cela exige des mises à jour régulières du système de gestion de collections. Le temps nécessaire à ces mises à jour n'est pas à négliger. Or les musées ont dû faire face ces dernières années à une diminution des sources de financement ponctuel gouvernementales. Ils se sont trouvés devant des choix difficiles et, dans bien des cas, ce sont les projets d'automatisation de collections qui en ont souffert.
Afin de remédier en partie à cet état de fait, et avec l'accord du Fonds de l'autoroute de l'information, nous avons mis sur pied un projet permettant temporairement l'engagement de ressources humaines pour réaliser l'inventaire et la mise en réseau de leurs collections. Ce projet a aidé 37 musées. Pour certains, il s'agissait de pouvoir mettre à jour l'inventaire informatisé en ajoutant les nouvelles acquisitions. Ce retard accusait parfois jusqu'à quelques années. Pour d'autres, le travail a servi à bonifier le contenu de la base de données, soit par l'ajout de nouvelles zones - rendant ainsi les collections mieux documentées -, soit par la normalisation des informations déjà informatisées - rendant ainsi les bases de données plus fonctionnelles. Enfin, l'aide a permis le démarrage du projet d'inventaire automatisé dans plusieurs musées. Cette mesure, quoique très utile aux 37 musées aidés, n'a été, pour trop peu de musées, qu'un baume provisoire pour un problème de fond du réseau des institutions muséales du Québec : le manque d'argent pour engager du personnel.
Le rapport final du projet réalisé par Locus, Loisir et Culture met en exergue trois recommandations découlant d'un seul et même constat : le manque criant de ressources humaines pour mener à bien des projets de longue haleine comme l'informatisation des collections.
Le document d'évaluation fait clairement ressortir que « la problématique qui a surgi avec acuité fut celle de l'augmentation des besoins de ressources humaines pour l'informatisation [7] ». C'est que le travail d'informatisation des collections est un travail à long terme et la rotation du personnel (ou les conditions d'embauche temporaire) nuit à cette fonction muséologique fondamentale. Dans la foulée de ce constat, le changement fréquent de personnel dans les institutions demande que le Réseau Info-Muse puisse continuer à offrir régulièrement de la formation en documentation automatisée pour assurer une certaine continuité dans les projets et pour pallier la perte de savoir due à la rotation du personnel. La situation des institutions de petite taille, c'est-à-dire de celles qui possédent des collections de moins de 1 000 objets, est d'autant plus fragilisée par le manque continuel de financement.
Il est clair que malgré le succès du projet, le travail n'est pas terminé. D'abord, les inventaires des institutions muséales doivent rester à jour, tout comme la base de données Info-Muse. La mise à jour des inventaires constitue en effet l'assise d'une véritable mise en valeur de notre patrimoine collectif. Ensuite, il faut continuer à soutenir les musées dans leur processus d'automatisation des collections, car s'il est vrai que le projet a aidé un bon nombre d'institutions à procéder à la collecte des données textuelles, celles-ci sont toutes à des étapes différentes d'achèvement.
La principale réalisation de ce projet a été de consolider la collaboration entre les institutions muséales québécoises et la SMQ par le biais du Réseau Info-Muse, de même qu'il a favorisé l'automatisation des collections et leur accès sur l'autoroute de l'information par le biais de la base de données Info-Muse. Le fait de mieux connaître les collections conservées par les musées a grandement contribué à la diffusion du patrimoine québécois auprès des chercheurs et d'un public élargi. Mais plus encore, l'appropriation des nouvelles technologies de l'information et des communications a passablement modifié les façons de rendre accessibles les informations sur les collections. Aujourd'hui, les institutions muséales poursuivent ce virage avec la numérisation des images de leurs collections. À cet égard, la SMQ entreprend un nouveau projet de numérisation. De nouveau, grâce à l'aide du Fonds de l'autoroute de l'information du gouvernement du Québec, la SMQ soutiendra les efforts des institutions muséales dans cette nouvelle avenue et rendra accessibles quelque 15 000 images dans la base de données Info-Muse. C'est ce nouveau défi que le Réseau Info-Muse - et ses usagers - entend relever dans les deux prochaines années.
Françoise Simard, responsable du Réseau Info-Muse
France Desmarais, conseillère en informatisation des collections
Madeleine Lafaille, conseillère en informatisation des collections - 31
août 1999
[1] Le Réseau Info-Muse compte deux type d'usagers: l'usager contributif et l'usager consultatif. Un usager contributif possède des collections et contribue à la base de données Info-Muse en versant des informations sur ces collections. Un usager consultatif ne possède pas de collections, mais il a le droit de consulter la base de données du Réseau.
[2] Cet enseignement comprenait une introduction à l'utilisation d'Internet et du courrier électronique ainsi qu'une formation à la recherche dans la base de données Info-Muse et dans les différentes bases de données du RCIP.
[3] Locus Loisir et Culture, Évaluation du projet Info-Muse pour le Fonds de l'autoroute de l'information 1996-1997-1998. Bilan. « Faits saillants ».
[4] Cette formation est offerte en collaboration avec le Service de la formation et du développement professionnel.
[5] Ibid., p. 18.
[6] Ibid., p. 14.
[7] Ibid., p. 30.
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Société des musées québécois | www.smq.qc.ca | Dernière mise à jour : le 6 janvier 2012 |
